З А Т В Е Р Д Ж Е Н О
рішенням виконавчого комітету  
Южноукраїнської міської ради
від 14.12.2006 р. 
№ 746





                                 Р Е Г Л А М Е Н Т
  виконавчого комітету Южноукраїнської міської ради 


















1. Загальні положення

1.1. Цей Регламент відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» регулює організаційно-процедурні питання діяльності виконавчого комітету Южноукраїнської міської ради (далі - виконавчий комітет). 

1.2. Виконавчий комітет є виконавчим органом міської ради, який утворюється нею на строк її повноважень. 

1.3. Виконавчий комітет у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, розпорядженнями обласної державної адміністрації, загальнообов'язковими рішеннями обласної та міської рад, цим Регламентом . 

1.4. Виконавчий комітет є юридичною особою, має гербову печатку, бланки із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням, рахунки в Держказначействі.

1.5. Виконавчий комітет є підзвітним і підконтрольним міській раді, а з питань здійснення ним делегованих повноважень органів виконавчої влади - також Миколаївській обласній державній адміністрації. 

1.6. Виконавчий комітет утворюється відповідно до статей 26, 51 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні». 
Кількісний склад виконавчого комітету визначається міською радою. Персональний склад виконавчого комітету затверджується міською радою за пропозицією міського голови. 

1.7. Виконавчий комітет здійснює свої повноваження на підставі статті 52 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», розглядає і вирішує питання, віднесені цим Законом до відання виконавчих органів ради. 

1.8. Виконавчий комітет не менш як один раз на рік через звіт міського голови інформує про свою діяльність територіальну громаду міста, готує інформацію про роботу на засідання міської ради.

1.9. Після закінчення повноважень міської ради виконавчий комітет здійснює свої повноваження до сформування радою нового складу виконавчого комітету. 


2. Організація роботи виконавчого комітету

2.1. Організація роботи виконавчого комітету здійснюється шляхом проведення: 
2.1.1. Засідань виконавчого комітету. 
2.1.2.Оперативних нарад міського голови з його заступниками з питань діяльності виконавчих органів ради, секретарем міської ради та керуючим справами виконавчого комітету міської ради, керівниками управлінь, відділів, інших виконавчих органів міської ради, керівниками підприємств, установ, організацій, незалежно від форм власності, з питань, віднесених до компетенції міської ради. 

2.1.3. Нарад-семінарів міського голови, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, секретаря міської ради та керуючого справами виконавчого комітету міської ради, які скликаються ними відповідно до розподілу функціональних обов'язків.  
2.1.4. Засідань комісій, інших дорадчих органів, створених виконавчим комітетом для координації дій та організації роботи в тій чи іншій сфері виконання повноважень виконавчого комітету. 

2.1.5. Загальноміських заходів чи зібрань (референдумів, громадських слухань, конференцій, зборів, круглих столів, «прямих» ліній тощо). 

2.1.6. Об'їздів територій, відвідань підприємств, установ і організацій, проведення міських штабів, комісій по будівництву, експлуатації житлового фонду та об’єктів соцкультпобуту в м.Южноукраїнську, зустрічей з мешканцями міста, представниками політичних партій та громадських організацій з метою ознайомлення зі станом справ, оцінки соціально-економічної обстановки. 

2.2.Створення комісій та робочих груп із спеціалістів виконавчих органів міської ради з залученням спеціалістів підприємств, установ та організацій, представників політичних партій, громадських об'єднань, членів територіальної громади для вивчення питань і підготовки пропозицій керівництву міської ради та проектів рішень виконавчого комітету, виконання інших доручень. 

2.3. Видання розпоряджень та доручень міського голови, розпорядчих документів керівників виконавчих органів для виконання своїх функціональних повноважень, а також розпорядчих документів вищих органів виконавчої влади, організації їх виконання. 



3.Організаційно-технічне забезпечення
діяльності депутатів та постійних комісій міської ради

3.1. З метою сприяння депутатам у здійсненні ними повноважень виконавчий комітет:
- інформує депутатів про діяльність своїх відділів, управлінь та інших виконавчих органів;
- забезпечує депутатів довідками та інформаційними матеріалами, необхідними для їх діяльності;
- вживає заходів щодо запитів, звернень, пропозицій депутатів на адресу виконавчого комітету; 
- розглядає на своїх засіданнях пропозиції депутатів з питань, які потребують колегіального рішення і своєчасно повідомляє про дату, час розгляду цих питань; 
- сприяє участі депутатів у підготовці питань для розгляду на засіданнях виконавчого комітету, в роботі комісій при виконавчому комітеті тощо.

3.2. З метою сприяння діяльності постійних комісій міської ради виконавчий комітет: 
- сприяє участі постійних комісій у підготовці питань, що виносяться на розгляд виконавчого комітету;
- запрошує на свої засідання і наради голів, членів постійних комісій, діяльності яких стосується питання, що розглядається;
- розглядає завдання, пропозиції постійних комісій з проектів рішень міської ради, виконавчого комітету, з інших питань.
- не пізніше як у двотижневий термін повідомляє постійній комісії про результати розгляду їх пропозицій чи вжиті заходи;
- інформує постійні комісії про роботу виконавчого комітету, його структурних підрозділів;
- забезпечує організаційно - технічне і господарське обслуговування постійних комісій міської ради.

4. Планування роботи
4.1. Практична діяльність виконавчого комітету щодо реалізації повноважень, передбачених чинним законодавством, організовується відповідно до планів роботи, які затверджуються рішеннями виконавчого комітету. 

4.2. План роботи виконавчого комітету складається, як правило, на півріччя та містить такі розділи: 
4.2.1. Питання для розгляду на засіданнях виконавчого комітету. 
4.2.2. Перелік рішень, хід виконання яких розглядається в порядку контролю. 

4.3. Проект плану виконавчого комітету розробляється організаційно-контрольним відділом виконавчого комітету міської ради з урахуванням пропозицій постійних комісій, утворених виконавчим комітетом, управлінь, відділів, інших виконавчих органів ради, членів виконавчого комітету, погоджених із заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, і подається керуючим справами виконавчого комітету міської ради на засідання виконавчого комітету разом з проектом рішення. 

4.4. План роботи виконавчого комітету готується не пізніше, як за місяць та подається на розгляд виконавчому комітету не пізніше, як за 15 днів до початку півріччя. 

4.5. Зміни і доповнення до плану роботи виконавчого комітету можуть бути внесені тільки рішенням виконавчого комітету. 

4.6. Контроль за виконанням плану роботи виконавчого комітету здійснює керуючий справами виконавчого комітету. 
При розгляді плану роботи на наступне півріччя керуючий справами виконавчого комітету інформує виконавчий комітет про виконання плану роботи за попереднє півріччя. 

4.7. У виконавчому комітеті складається щомісячний план проведення основних організаційних заходів, який готує організаційно-контрольний відділ виконавчого комітету міської ради, погоджує з керуючим справами виконавчого комітету , затверджується міським головою до 25 числа попереднього місяця. План роботи виконавчих органів міської ради подається на затвердження до 25 червня та 25 грудня.
4.8. При проведенні нарад, семінарів, конференцій та інших масових заходів розробляються плани їх проведення, які подаються на затвердження міському голові або заступникам з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючому справами згідно з розподілом функціональних повноважень не пізніше, як за 2 - 5 днів до їх проведення.                                                                   
5. Порядок проведення засідань виконавчого комітету 

5.1. Основною формою роботи виконавчого комітету міської ради є його засідання, які скликаються міським головою. 
 
5.2. Засідання виконавчого комітету міської ради проводяться, як правило, у другу та четверту середу кожного місяця. За необхідності скликаються позачергові засідання виконавчого комітету.
Початок засідань виконавчого комітету, як правило, о 14.00 год. Тривалість засідань - до трьох годин.

5.3. Засідання виконавчого комітету є легітимним, якщо в ньому бере участь більше половини членів виконавчого комітету від загального його складу. 
Члени виконавчого комітету зобов'язані брати участь в його засіданнях, а якщо з поважних причин такої можливості немає - про це повідомляється міському голові або керуючому справами виконавчого комітету. 

5.4. У засіданні виконавчого комітету мають право брати участь депутати міської та інших рад, керівники виконавчих органів ради, комунальних підприємств міста, а також інші запрошені особи.

5.5. Крім членів виконавчого комітету, на кожне засідання запрошуються: прокурор міста, начальники юридичного відділу, організаційно-контрольного та загального відділів виконавчого комітету міської ради.

5.6. Повідомлення членів виконавчого комітету і доповідачів, співдоповідачів та осіб, зазначених у пунктах 5.4, 5.5, про дату, час і місце проведення засідання виконкому, завчасне ознайомлення їх з проектами рішень здійснює організаційно-контрольний відділ виконавчого комітету міської ради. 

5.7. Присутність запрошених осіб забезпечують організаційно-контрольний відділ виконавчого комітету міської ради, управління, відділи та інші виконавчі органи ради, відповідальні за підготовку питання на засідання виконавчого комітету. 

5.8. Засідання виконавчого комітету здійснюється відповідно до порядку денного, який формує організаційно-контрольний відділ виконавчого комітету міської ради за погодженням з керуючим справами виконавчого комітету міської ради. Не пізніше, як за 5 днів до засідання порядок денний подається на погодження міському голові.

5.9. У процесі обговорення питання, з дозволу головуючого, можуть проводитися дискусії та діалоги. Час дискусії до 5 хвилин зараховується кожному з її учасників як один виступ. 

5.10. В окремих випадках засідання виконавчого комітету може бути закритим. Рішення з цього питання приймається більшістю від складу присутніх членів виконавчого комітету. Для ведення протоколів залишається спеціаліст загального відділу виконавчого комітету міської ради. Також на такому засіданні повинен бути присутнім начальник юридичного відділу виконавчого комітету міської ради.

5.11. Засідання виконавчого комітету оформляється протоколом працівниками загального відділу. Крім того, хід засідання фіксується на магнітних носіях, записи на яких зберігаються в загальному відділі впродовж одного місяця.

5.12. Оформлені протоколи не пізніш, як за 10 днів після засідання виконавчого комітету, подаються на підпис міському голові. 

5.13. Оригінали протоколів, рішень з додатками формуються в хронологічному порядку, зшиваються в справи і зберігаються протягом 5 років у загальному відділі виконавчого комітету міської ради (відповідальність за зберігання несе начальник загального відділу), а потім передаються до архівного відділу міської ради на постійне зберігання.

5.14. Вилучення документів з протоколів засідань виконавчого комітету, службових документів міської ради, її виконавчих органів, строк зберігання яких складає 10 і більше років, а також документів з поміткою «експертна перевірна комісія» (ЕПК) терміном зберігання 5 років допускаються тільки у виняткових випадках (для проведення почеркознавчих експертиз тощо) з письмового дозволу виключно міського голови, а у разі його відсутності – особи, яка виконує обов’язки міського голови у визначеному законодавством порядку.
Посвідчені належним чином копії вказаних документів надаються за вимогою правоохоронних органів, у встановленому чинним законодавством порядку, також з дозволу міського голови, а за його відсутності – особи, яка виконує його обов’язки, або керуючого справами виконавчого комітету міської ради.

6. Підготовка проектів рішень

6.1. Офіційним документом, який приймається на засіданні виконавчого комітету, є рішення, що має відповідні реквізити: віддруковане на бланку встановленого зразка, має реєстраційний номер, дату і підпис міського голови, засвідчене гербовою печаткою виконавчого комітету. 

6.2. Рішення виконавчого комітету приймаються на виконання Указів Президента України, постанов Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, законів України, рішень міської та обласної рад, розпоряджень голови обласної державної адміністрації, а також відповідно до плану роботи виконавчого комітету, за пропозиціями постійних комісій, управлінь, відділів міської ради та її виконавчого комітету, підприємств, установ, організацій та громадян. 

6.3. Проекти рішень розробляються також за вказівками (дорученнями) міського голови або в ініціативному порядку заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, секретарем міської ради та керуючим справами виконавчого комітету, керівниками управлінь, відділів, інших виконавчих органів міської ради та відділів виконавчого комітету міської ради в межах своєї компетенції. 

6.4. Контроль за підготовкою проектів рішень на розгляд виконавчого комітету, їх доопрацюванням, організацією доведення рішень до виконавців, належним станом ведення діловодства та обліку рішень покладається на керуючого справами виконавчого комітету міської ради. 

Організаційні заходи з цих питань здійснюють організаційно-контрольний та загальний відділи виконавчого комітету міської ради. 

6.5. Безпосередніми виконавцями проектів рішень є керівники виконавчих органів міської ради та відділів виконавчого комітету міської ради, керівники комунальних підприємств, організацій та установ міста. Проекти рішень повинні мати заголовки, що коротко і точно відображають їх зміст, констатуючу і розпорядчу частину, можуть мати додатки. 
Текст рішення складається з двох частин. У констатуючій частині першим йдеться посилання на Закон України "Про місцеве самоврядування в Україні", інші законодавчі акти, зазначається підстава або обґрунтування для складання документу, узагальнюються основні положення ( позитивні та негативні).
У розпорядчій частині вміщуються висновки, пропозиції, конкретні змістовні заходи з усунення зазначених недоліків та виконання поставлених завдань, терміни виконання, відповідальні виконавці та на кого покладено контроль за виконанням рішення в цілому, обумовлюються форми та шляхи контролю (терміни подачі проміжної та підсумкової інформацій).

Розпорядча частина викладається у вигляді пунктів з єдиною нумерацією арабськими цифрами. У разі потреби окремі пункти поділяються на підпункти другого і третього порядку, що нумеруються відповідно до зразків «3.1, 3.1.1». Сторінки документа також нумеруються. 
Якщо в тексті документа є посилання на раніше прийнятий акт, необхідно вказувати яким органом видано акт, його дату і номер, а при першому згадуванні – його назву.
Найменування згаданих у тексті організацій повинно відповідати їх офіційному найменуванню.
Зміст документа має бути пов'язаний зі змістом раніше виданих з цього питання документів.

6.6. Проекти рішень повинні бути короткими і не перевищувати в об'ємі, як правило, 2 – 3 друкованих сторінок, довідки – 4 друкованих сторінок. До них додаються: коротка довідка по суті питання, перелік адресатів, яким необхідно буде надіслати рішення, та необхідні документи, передбачені законодавством. 

6.7. Для підготовки окремих рішень виконавчого комітету, особливо з планових питань, може створюватися комісія, склад якої затверджується розпорядженням або дорученням міського голови. До її складу включаються депутати міської ради , працівники виконавчих органів, спеціалісти галузей міського господарства. Для докладного вивчення питання розробляється пам'ятка або перелік питань, на які необхідно звернути особливу увагу. 

Крім доповідача з планового питання, виступає співдоповідач. Це, як правило, - куратор галузі або голова робочої групи тощо.

6.8. Персональну відповідальність за підготовку проектів рішень та наявність необхідних документів, на підставі яких пропонується прийняти рішення, несуть керівники управлінь, відділів, інших виконавчих органів міської ради. 

6.9. Проекти рішень з додатками до них обов’язково візують керівники управлінь, відділів.
Всі проекти рішень виконавчого комітету підлягають обов'язковому візуванню заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради відповідно до функціональних повноважень, юридичним відділом виконавчого комітету міської ради. 

Питання, пов'язані з виконанням бюджету і соціально-економічним розвитком міста, в обов'язковому порядку погоджуються з заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальником фінансового управління міської ради та заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальником управління економіки міської ради.

6.10. Якщо вносяться пропозиції щодо відміни або внесення змін в окремі пункти і рішення в цілому, то разом з проектом рішення і первинним документом подається письмове пояснення. 

6.11. За умови наявності розбіжностей з проектом рішення або окремими його пунктами посадовою особою, яка не згодна або має окрему думку, додається довідка з обґрунтуванням неузгодженостей. На засідання виконавчого комітету можуть вноситися альтернативні проекти рішень. 

6.12.Погоджені проекти рішень виконавчого комітету подаються:
6.12.1. до організаційно-контрольного відділу виконавчого комітету міської ради, який проводить документальну експертизу щодо наявності у повному обсязі та відповідності первинних документів, змісту тексту проекту та візує або дає висновок про усунення зауважень.
6.12.2.до юридичного відділу виконавчого комітету міської ради для проведення юридичної експертизи.

6.13. Після цього проект візується керуючим справами виконавчого комітету та передається до організаційно-контрольного відділу виконавчого комітету міської ради для включення в порядок денний засідання виконавчого комітету. 

6.14.Підготовлені проекти рішень виконавчого комітету подаються особами, відповідальними за підготовку питання, до організаційно-контрольного відділу виконавчого комітету міської ради не пізніше, як за 5 календарних днів до засідання виконавчого комітету.

6.15. Разом з проектом рішення, первинними документами, на підставі яких воно приймається, до організаційно-контрольного відділу виконавчого комітету міської ради подається і електронна версія з текстом цього документа. Відповідальність за відповідність тексту оригіналу, що знаходиться на магнітному носії, несе виконавець. 

6.16. На основі поданих магнітних носіїв організаційно-контрольний відділ виконавчого комітету міської ради разом з загальним відділом виконавчого комітету міської ради створюють базу прийнятих рішень виконавчого комітету. 

6.17. Проекти рішень виконавчого комітету, інші документи і матеріали з питань, що вносяться на розгляд виконавчого комітету, подаються для попереднього ознайомлення членам виконавчого комітету не пізніше, як за три дні до його засідання (на паперових або магнітних носіях). Члени виконавчого комітету можуть вносити до них зміни і доповнення. Рішення приймаються виконавчим комітетом з усіх питань з врахуванням змін і доповнень до проектів, або відхиляються.
Проекти рішень, що вимагають оперативного вирішення, з дозволу міського голови, керуючого справами виконавчого комітету міської ради можуть бути внесені на розгляд виконавчого комітету в день його засідання або прийняті в робочому порядку шляхом опитування, за умови наявності підписів двох третин членів виконавчого комітету від загального його складу. 


7. Прийняття рішень

7.1. З усіх питань порядку денного з урахуванням змін і доповнень до проектів, що виникли в процесі обговорення на засіданні, виконавчий комітет приймає рішення. Рішення виконавчого комітету приймається відкритим голосуванням більшістю голосів від загального складу виконавчого комітету і є обов'язковим для виконання. 

7.2. Рішення виконавчого комітету можуть прийматися без обговорення, якщо до проекту рішення не поступило зауважень і на цьому не наполягає ніхто із членів виконавчого комітету. 
У разі незгоди міського голови з рішенням виконавчого комітету міської ради, він може зупинити його дію своїм розпорядженням та винести це питання на розгляд ради. 

7.3. Рішення, прийняті з урахуванням висловлених в ході обговорення зауважень, протягом 3 робочих днів (якщо не визначений інший термін) доопрацьовуються виконавцями (п.6.9), організаційно-контрольним відділом виконавчого комітету , візуються і передаються керуючим справами на підпис міському голові. Рішення виконавчого комітету підписуються міським головою, додатки до рішень - керуючим справами виконавчого комітету міської ради.

7.4. Підписані рішення реєструються в загальному відділі виконавчого комітету міської ради в спеціальному журналі шляхом зазначення дати та присвоєння порядкового реєстраційного номера. Порядкова індексація рішень здійснюється в межах календарного року. Датою реєстрації рішення виконкому є дата його прийняття. Дата і номер зазначаються у визначеному на бланку місці. 

7.5. У день підписання рішення або не пізніш, як у триденний строк з дня підписання, загальний відділ виконавчого комітету міської ради тиражує їх і надсилає виконавцям згідно зі списком розсилки. 

7.6. Контроль за виконанням рішень здійснюють зазначені в них посадові особи, а оперативний контроль, аналіз повноти їх виконання, підготовку аналітичних інформацій щодо реалізації рішень за звітний період тощо забезпечує організаційно-контрольний відділ виконавчого комітету міської ради.  
Доручення виконавчого комітету, міського голови, надані в ході засідання, оформляються організаційно-контрольним відділом, доводяться до відома виконавців, які інформують виконавчий комітет про хід їх виконання. 

7.7. У разі необхідності виконавці розробляють заходи щодо виконання рішень, які погоджуються з особою, на яку покладено контроль їх виконання. 
7.8. Рішення виконавчого комітету міської ради, що стосуються усіх галузей господарського і соціально-культурного життя територіальної громади міста, передаються для ознайомлення населення в бібліотеки міста. Передачу, облік та контроль за цим здійснює відділ зв’язків с громадськими організаціями та засобами масової інформації міської ради.


8. Відміна рішень виконавчого комітету та розпоряджень міського голови 

8.1. Підставою для відміни рішення виконавчого комітету, розпорядження міського голови є:
 8.1.1.Визнання недійсним (нечинним) на підставі рішення суду.
 8.1.2.Визнання недійсним (незаконним) на підставі внесеного протесту.
 8.1.3.За власною ініціативою, у разі необхідності.

8.2. Юридичний відділ виконавчого комітету міської ради, або інший виконавчий орган, який представляв інтереси виконавчого комітету міської ради або міського голови в суді, готує проект рішення виконавчого комітету міської ради щодо внесення необхідних змін або відміни раніше прийнятого рішення (розпорядження) в цілому. 

9. Порядок підготовки та прийняття розпоряджень міського голови

9.1. Розпорядження приймаються на виконання повноважень, відповідно до ст. 42, п.3 ст.52 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», актів Президента України, Кабінету Міністрів України, розпоряджень голови Миколаївської обласної державної адміністрації та з метою оперативного вирішення кадрових питань та питань, пов'язаних з життєдіяльністю міста. 

9.2. Проекти розпоряджень та додатки до них готують управління, відділи, інші структурні підрозділи міської ради та її виконавчого комітету з питань, що належать до їх відання. 
Оформляються розпорядження згідно з пунктами 6.5 та 6.6 Регламенту. Розпорядження друкуються на бланках встановленого зразка.

9.3. Проекти розпоряджень візують, відповідно до розподілу обов'язків, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючий справами виконавчого комітету, начальники юридичного, загального, організаційно-контрольного відділів виконавчого комітету міської ради. Якщо розпорядження пов'язане з виділенням коштів, його візує заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради-начальник фінансового управління міської ради, начальник відділу бухгалтерського обліку виконавчого комітету міської ради та начальник відділу господарського забезпечення виконавчого комітету міської ради.
У розпорядженні зазначаються конкретні строки реалізації намічених завдань, відповідальні за його виконання та контроль. 

9.4. Завізовані проекти розпоряджень з додатками, списком адресатів, яким слід направити розпорядження, подаються на розгляд і візування керуючому справами виконавчого комітету. Відповідно оформлені проекти розпоряджень подаються на підпис міському голові. 

9.5. Розпорядження підписує міський голова, а в разі його відсутності - секретар міської ради. У випадках відсутності секретаря міської ради розпорядження з питань діяльності виконавчих органів ради підписуються заступником міського голови, який за письмовим розпорядженням міського голови отримав відповідні повноваження. Додатки до розпорядження підписуються керуючим справами виконавчого комітету міської ради, оригінали розпоряджень засвідчуються гербовою печаткою. 

9.6. Підписані розпорядження реєструються у загальному відділі виконавчого комітету міської ради. Датою розпорядження є дата його підписання. Порядкова індексація розпорядження здійснюється протягом календарного року. 
9.7. Загальний відділ тиражує підписані розпорядження і протягом двох-трьох днів надсилає їх виконавцям. 

9.8. Оригінали розпоряджень підшиваються у справи в хронологічному порядку і зберігаються в загальному відділі виконавчого комітету міської ради п’ять років, після чого передаються на зберігання до архівного відділу міської ради. 

9.9. Контроль за виконанням розпоряджень здійснює організаційно-контрольний відділ виконавчого комітету міської ради. 

10. Доручення міського голови

10.1. Міським головою на оперативних нарадах та засіданнях даються доручення посадовим особам місцевого самоврядування, керівникам підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності територіальної громади.

10.2. Засідання нарад, міського штабу оформляється протоколом, який веде організаційно-контрольний відділ виконавчого комітету міської ради. Протоколи зберігаються в організаційно-контрольному відділі виконавчого комітету міської ради.

10.3 Доручення друкуються на бланках встановленого зразка і направляються виконавцям наступного дня після наради. 

  10.4. Доручення знімаються з контролю особисто міським головою. Підставою для зняття з контролю є ґрунтовна інформація виконавця, яка подається до організаційно-контрольного відділу виконавчого комітету міської ради.

10.5. Якщо виконати завдання у визначений термін неможливо, виконавець за 3 дні до закінчення строку подає на ім'я міського голови записку з обґрунтуванням цих причин, пропонує новий термін, який необхідний для реалізації доручення. 

11. Проведення юридичної експертизи нормативних документів 
виконавчих органів міської ради

11.1. Всі проекти рішень, розпоряджень міського голови та інші акти (статути, угоди, контракти тощо), які готують виконавчі органи міської ради (надалі - проекти), подаються на розгляд органу, уповноваженому приймати рішення, або міському голові, підлягають спеціальному редагуванню та обов'язковій юридичній експертизі юридичним відділом виконавчого комітету міської ради на відповідність вимогам чинного законодавства. 

11.2. Проекти рішень виконавчого комітету повинні подаватися безпосереднім виконавцем з усіма первинними документами, зброшурованими та завіреними печаткою виконавчого органу міської ради або підприємства, установи та організації, яка готувала проект. На звороті останньої сторінки первинних документів проставляється кількість сторінок, підпис відповідальної особи та печатка. 
В проекті обов'язково вказуються норми законодавчого акта, на підставі якого приймається рішення. 

11.3. Проекти рішень виконавчого комітету подаються не пізніше як за шість календарних днів до його засідання. Юридичний відділ виконавчого комітету міської ради проводить експертизу поданих проектів на відповідність їх чинному законодавству, візує їх та повертає виконавцю. Термін, необхідний для вивчення документів, не може перевищувати двох календарних днів. 

11.4. У разі невідповідності проекту вимогам чинного законодавства та якщо внесені до нього юридичним відділом виконавчого комітету міської ради зауваження не враховано, начальник юридичного відділу, візуючи проект, подає письмовий висновок з пропозиціями щодо законного вирішення відповідного питання. При цьому робиться такий запис: "Висновок додається - начальник юридичного відділу", після якого ставиться підпис керівника і дата. 

11.5. Начальник юридичного відділу виконавчого комітету візує проекти рішень за наявності віз керівників зацікавлених структурних підрозділів,що готують проекти, або осіб, які тимчасово виконують їх обов'язки. 

11.6. Візуванню підлягає кожна із сторінок проекту рішення, в тому числі додатків. При цьому проставляється спеціальний штамп або підпис із зазначенням дати.

11.7. Прийняття нормативного документа без попереднього розгляду юридичним відділом не допускається.                                                                                                                                   
12. Механізм контрольно-координаційної діяльності 
виконавчих органів міської ради

12.1. Міський голова та виконавчі органи міської ради на виконання повноважень, передбачених Законом України "Про місцеве самоврядування в Україні", здійснюють в плановому порядку чи за зверненнями громадян перевірки з питань дотримання чинного законодавства в діяльності керівників підприємств, установ та організацій, незалежно від форм власності, з питань, віднесених до компетенції ради, одержують від них відповідну інформацію. 

12.2. Керівники управлінь, відділів, інших виконавчих органів міської ради, в разі виявлення ними порушень чинного законодавства в діяльності керівників підприємств, установ і організацій, подають свої висновки і пропозиції, узгоджені з юридичним відділом виконавчого комітету міської ради та з відповідним заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, міському голові для вжиття заходів. 

12.3. У разі, коли про порушення чинного законодавства органами чи посадовими особами повідомляється в депутатських запитах, зверненнях юридичних чи фізичних осіб, міський голова або його заступники за розподілом обов'язків дають письмове доручення щодо перевірки вказаних порушень і за її наслідками приймають відповідне рішення. 

12.4. Контроль за виконанням вказівок і доручень, які містяться в нормативно-розпорядчих документах, що надходять до міської ради та її виконавчого комітету від центральних органів влади, Миколаївської обласної державної адміністрації, обласної ради, здійснюють заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керівники виконавчих органів через підпорядковані їм підрозділи, інші працівники виконавчих органів згідно з розподілом обов'язків і відповідно до покладених на них завдань.

12.5. Контроль за дотриманням строків виконання вказівок і доручень центральних органів влади, рішень і розпоряджень, прийнятих міською радою та її виконавчими органами, міським головою, здійснюють працівники виконавчих органів міської ради, на яких це покладено відповідно до розподілу функціональних обов'язків. 

12.6. Заходи, вказівки та доручення, що містять розпорядчі документи центральних органів влади, Миколаївської облдержадміністрації, обласної ради, виконуються в строки, вказані в цих документах, або в строки, встановлені в резолюціях керівництва міської ради, а в разі їх відсутності - не пізніше 30 календарних днів з часу надходження документа і реєстрації його у загальному відділі виконавчого комітету міської ради.

12.6.1. Термінові доручення, що містяться в розпорядчих документах, виконуються негайно, але не пізніше як у десятиденний термін від дати реєстрації його у загальному відділі виконавчого комітету міської ради.

12.7. У разі потреби організаційно-контрольний відділ виконавчого комітету міської ради може вимагати від виконавчого органу міської ради, керівників підприємств, установ і організацій письмову інформацію про хід чи наслідки виконання адресованих їм розпорядчих документів. 
Таке ж право мають виконавчі органи відповідно до підпорядкованих підприємств, установ і організацій. 

12.8. Якщо виконання доручення у визначені строки з поважних причин не може бути здійснено, керівники виконавчих органів завчасно, але не пізніше, як за 3 дні до закінчення терміну виконання, подають записку з обґрунтуванням цих причин керівнику, яким дано доручення, для продовження терміну виконання. Про новий термін виконання негайно інформується організаційно-контрольний відділ, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради згідно з розподілом функціональних обов'язків.

12.9. Координацію роботи з контролю за виконанням доручень центральних органів влади, Миколаївської облдержадміністрації, обласної ради, рішень міської ради, її виконавчих органів, розпоряджень міського голови здійснює керуючи справами виконавчого комітету. Він періодично доповідає про стан та ефективність виконання міському голові. 


13. Організація контролю за виконанням документів

13.1. Контроль за виконанням документів органів вищого рівня, інших службових документів, рішень міської ради, виконавчого комітету, розпоряджень міського голови здійснюється міським головою, секретарем міської ради та керуючим справами виконавчого комітету, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради згідно з розподілом функціональних обов'язків, а також керівниками виконавчих органів ради. 

13.2. Оперативну роботу за здійсненням контролю виконує організаційно-контрольний відділ виконавчого комітету міської ради. 

13.3. Акти Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, документи Миколаївської обласної ради, обласної державної адміністрації розглядаються міським головою, а в період його відсутності - секретарем міської ради, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради або керуючим справами виконавчого комітету. 

13.4. Документи органів вищого рівня без винятку реєструються у загальному відділі виконавчого комітету міської ради в день їх надходження і через керуючого справами передаються на розгляд міському голові. 

13.5. На всіх розглянутих документах міський голова (інша відповідальна посадова особа) пише резолюцію. Резолюція повинна містити такі обов'язкові елементи: зазначення конкретного виконавця (виконавців), зміст дій щодо виконання документа, строк виконання, особистий підпис, дата. На документі повинно бути не більше однієї резолюції. 

13.6. З резолюцією документ протягом дня доводиться до відома виконавця, який розписується в контрольному листі та ставить дату. Якщо в резолюції вказано декілька виконавців, то координація цієї роботи здійснюється особою, зазначеною першою. Їй надається право уточнення завдання, скликання співвиконавців на нараду, здійснення додаткових перевірок, підпису відповідей, узагальнюючих матеріалів, звітів, інформацій про виконання документа. 

13.7. Строки виконання вказуються в документах або встановлюються міським головою, секретарем ради, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, керуючим справами виконавчого комітету міської ради, які фіксуються в резолюціях. 

13.8. Строк виконання може бути продовжений лише особами, які його встановили. Продовження строку виконання повинно бути оформлено відразу ж після його отримання або не менш, як за три дні до закінчення встановленого строку виконання. 
13.9. Відповідальність за виконання документів несуть посадові особи, яким це доручено. 

13.10. На виконання нормативних документів органів вищого рівня можуть прийматися рішення, розпорядження, готуватися звіти, інформації. 

13.11. Виконавці рішень, розпоряджень за три дні до закінчення встановлених контрольних строків подають керівництву інформацію про хід їх виконання, а про хід виконання документів довгострокової дії за підсумками календарного року - у січні. 

13.12. Інформації та звіти про хід виконання контрольних документів підписують особи, на яких покладено контроль за виконанням. 

13.13. Якщо в процесі виконання рішень, розпоряджень з'ясувалося, що виконати їх у встановлені терміни неможливо, особа, на яку покладено контроль, вносить пропозицію щодо продовження строку з письмовим обґрунтуванням причин. 

13.14. Рішення, розпорядження знімаються з контролю лише після повного виконання всіх поставлених завдань. Підставою для зняття з контролю рішень, розпоряджень є інформація про його виконання, підписана особою, на яку покладено контроль. 

13.15. Рішення виконавчого комітету міської ради з планових питань знімається з контролю після розгляду підсумкової інформації про хід його виконання на засіданні виконавчого комітету, про що приймається відповідне рішення, або - резолюцією міського голови на підсумковій інформації. 

13.16. Документи органів вищого рівня вважаються виконаними лише тоді, коли порушені в них питання вирішені і кореспонденту дана вичерпна відповідь по суті. 

13.17. Після виконання документи знімаються з контролю, при цьому на документі і в контрольній картці робиться відмітка про зняття з контролю.

13.18.Питання організації контролю розглядаються на загальних нарадах щоквартально.


14. Організація роботи зі службовими документами, 
порядок їх проходження і виконання

14.1. Організація роботи із службовими документами у виконавчому комітеті міської ради здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства у виконавчих органах Южноукраїнської міської ради.

14.2. Службові документи, які надійшли до виконавчого комітету міської ради,реєструються у день їх надходження. Кожний документ оформляється реєстраційно-контрольною карткою та в електронному вигляді.

14.3. Документи розглядаються керівниками в день їх надходження. Затримка розгляду документів допускається у виняткових випадках, але не більше, як на 3 дні. Термінові документи розглядаються негайно. 

14.4. Розглянуті документи повертаються до загального відділу виконавчого комітету міської ради, зміст резолюції заноситься до реєстраційно-контрольної картки та в електронний варіант реєстрації документа.
У день повернення документа копія документа передається для виконання спочатку особі, зазначеній у резолюції першою. 
Всі документи (оригінали), що підлягають контролю, передаються до організаційно-контрольного відділу виконавчого комітету міської ради.

14.5. Під час взяття документа на контроль в правому верхньому кутку аркуша та реєстраційно-контрольній картці ставиться штамп "Контроль", поруч з яким зазначається строк виконання документа. 

14.6. Службові документи, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після вжиття заходів щодо їх вирішення. Рішення про зняття з контролю службового документа приймають відповідні посадові особи. 
Контроль за виконанням службових документів з резолюцією міського голови: "Контроль в управлінні" або "Контроль у відділі" здійснюється відповідними керівниками. 
У разі остаточного вирішення питання або за обставин недоцільності надалі здійснювати контроль, керівник відповідного підрозділу письмово звертається з клопотанням до міського голови про зняття цього документа з контролю. 
Працівники організаційно-контрольного та загального відділів виконавчого комітету міської ради щоквартально перевіряють ефективність такого контролю на місцях, подають керуючому правами виконавчого комітету відповідну інформацію. 

14.7. Виконавці доповідають про виконання документів до закінчення контрольних строків. На контрольні документи виконавцями готуються довідки-інформації, проекти розпорядчих документів, звітів, відповідей органам, від яких надійшов документ. 

14.8. Якщо міський голова або інша посадова особа вважає проведену роботу по виконанню документа достатньою, то на примірнику відповіді робиться запис "До справи", підписується і зазначається дата. Дата надсилання документа до справи є датою зняття його з контролю. Відмітка про зняття документа з контролю заноситься до реєстраційно-контрольної картки. 

14.9. Оригінали службових документів з усіма необхідними матеріалами щодо їх виконання повертаються до організаційно-контрольного відділу виконавчого комітету міської ради.
Не допускається формування і зберігання справ у виконавців. 

14.10. Вихідні документи повинні мати заголовки, що коротко і точно відображають їх зміст.
У документах-відповідях робляться посилання на документи, на виконання яких вони підготовлені. 
Обов'язковим реквізитом вихідних документів є найменування адресатів, для надсилання яким вони призначені. 
Документ не повинен містити більше чотирьох різних адрес. При надсиланні документа більш, ніж чотирьом адресатам, складається їх список на окремому аркуші, а на кожному примірнику при розсилці зазначається лише один адресат. 
На останньому аркуші вихідного документа зазначається прізвище та номер службового телефону його безпосереднього виконавця, ініціали особи, яка надрукувала документ. 

14.11. Вихідні документи, що готуються за підписом міського голови, візуються їх виконавцями, керівниками структурних підрозділів, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, секретарем міської ради та керуючим справами виконавчого комітету, до компетенції яких згідно з розподілом обов'язків відносяться питання, порушені в документах. 
Віза складається з прізвища особи, особистого підпису, дати.
Документи, адресовані в центральні органи влади, обласну державну адміністрацію, обласну раду, правоохоронні та контролюючі органи, підписуються міським головою, у виключних випадках в разі його тривалої відсутності - секретарем міської ради або особою, на яку покладено виконання його обов’язків; заступником міського голови, на якого покладено виконання обов'язків голови. 

14.12. Підписані вихідні документи розсилаються щоденно звичайним поштовим відправленням. 

14.13. Вихідні документи, службові листи, що містять завдання або вимагають відповіді, беруться на контроль. 


15. Порядок ведення діловодства в управліннях, відділах та інших структурних підрозділах міської ради

15.1. Порядок ведення діловодства в управліннях, відділах та інших структурних підрозділах міської ради здійснюється відповідно до цього Регламенту та Інструкції з діловодства у виконавчих органах Южноукраїнської міської ради, затвердженої розпорядженням міського голови.

15.2. Реєстрація документів здійснюється за картковою або, якщо обсяг обігу документів незначний, за журнальною системою. Порядкова індексація документів проводиться в межах календарного року. 

15.3. Вся вхідна кореспонденція після її реєстрації подається на розгляд керівникам структурних підрозділів, потім згідно з їх резолюціями передається виконавцям. Документи, що містять завдання або доручення, беруться на контроль і виконуються у порядку і в строки, визначені цим Регламентом. 

15.4.Інформація про виконання документів з резолюцією «контроль», «контроль у відділі», «контроль в управлінні» надається до організаційно-контрольного відділу виконавчого комітету міської ради.

15.5. Накази, що видаються в управліннях, відділах та інших структурних підрозділах міської ради, підписуються їх керівниками або заступниками керівників, які тимчасово виконують їх обов'язки, і засвідчуються печатками. 

15.6. Друкування, розмноження і доведення до виконавців власних розпорядчих вихідних і внутрішніх документів здійснюється управліннями, відділами та іншими виконавчими органами міської ради самостійно. 

15.7. Документи постійного та тривалого строків зберігання перебувають в структурних підрозділах міської ради п’ять років, після чого передаються на зберігання архівному відділу міської ради. 

15.8. При зміні керівників в структурних підрозділах міської ради складається акт передачі-прийому справ за участю представника архівного відділу, а при звільненні головного бухгалтера - представника фінансового управління міської ради, в якому зазначається кількість справ, які зберігаються в підрозділі, в т. ч. віднесені до Національного архівного фонду. 


16. Ведення секретного діловодства

16.1. Ведення секретного діловодства (РСО) у виконавчому комітеті міської ради покладається на начальника відділу мобілізаційної та режимно-секретної роботи міської ради, а на час його відсутності – на спеціаліста відділу (заступника начальника РСО).

16.2. Порядок ведення секретного діловодства здійснюється відповідно до Закону України "Про державну таємницю" від 21.01.94 р. N 3855-XII зі змінами від 21.09.99 р. N 1079-XIV та Положення про режимно-секретні органи в міністерствах, відомствах, Уряді Автономної Республіки Крим, місцевих органах державної виконавчої влади, виконкомах Рад, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 04.08.95 р. N 609. 

16.3. Користуватись секретними документами у виконавчому комітеті міської ради можуть тільки посадові особи, що мають оформлений в установленому порядку допуск. Перелік посадових осіб, що можуть мати допуск для роботи із секретними документами, затверджується розпорядженням міського голови. 

16.4. Особам, які мають доступ до державної таємниці, надаються компенсації, передбачені постановою Кабінету Міністрів України від 15 червня 1994 року N 414. 


17. Організація прийому громадян та порядок розгляду їх звернень

17.1. Робота зі зверненнями громадян у виконавчому комітеті міської ради та її виконавчих органах ради здійснюється відповідно до вимог Закону України "Про звернення громадян", діловодство з цих питань - відповідно до вимог Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади, місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях, незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 р. N 348. 

17.2. Прийом громадян міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконавчого комітету міської ради здійснюється згідно з графіком, затвердженим розпорядженням міського голови, який оприлюднюється через газету міської ради "Контакт" та розміщений на інформаційному стенді у виконавчому комітеті міської ради. 
Організаційно-технічне забезпечення роботи зі зверненнями громадян, особистого їх прийому забезпечується відділом зв’язків з громадськими організаціями та засобами масової інформації міської ради. 

17.3. Головний спеціаліст відділу зв’язків з громадськими організаціями та засобами масової інформації міської ради здійснює попередню співбесіду з громадянами, запис їх на прийом до міського голови, відбір необхідних для прийому документів, заводить картотеку особистого прийому громадян, організовує і забезпечує прийом громадян. 
Секретарем міської ради, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконавчого комітету міської ради прийом проводиться згідно з графіком, затвердженим розпорядженням міського голови, без попереднього запису. 
Прийом громадян керівниками виконавчих органів міської ради, їх структурних підрозділів проводиться на місцях згідно з графіками. 

17.4. Контроль за виконанням доручень, наданих керівництвом виконавчого комітету міської ради на прийомі, здійснює головний спеціаліст відділу зв’язків з громадськими організаціями та засобами масової інформації міської ради.
Виконавці через головного спеціаліста відділу зв’язків з громадськими організаціями та засобами масової інформації міської ради інформують відповідного керівника та громадянина про стан розгляду та прийняте рішення з порушених на прийомі питань. 

17.5. Письмові звернення громадян реєструються в день їх надходження в журналі реєстрації заяв, скарг та пропозицій громадян. Після чого звернення передаються на розгляд міському голові. 

17.6. Звернення розглядаються керівництвом в день їх подання. В окремих випадках вони можуть бути на розгляді довше, але не більше 3-х днів. 

17.7. Результати розгляду звернень керівництвом фіксуються в резолюціях відповідно до вимог, викладених в п. 12.5 розділу 12 Регламенту. 

17.8. Розглянуті керівництвом звернення через головного спеціаліста відділу зв’язків з громадськими організаціями та засобами масової інформації міської ради передаються виконавцям в той же день під розписку. Оригінал звернення передається особі, що зазначена в резолюції першою. Якщо виконання порушених в зверненнях питань доручається кільком виконавцям, то координація і узагальнення цієї роботи здійснюється особою, зазначеною першою. Відповідь візують всі виконавці. 

17.9. Контроль виконання доручень керівництва щодо звернень громадян здійснюється начальником відділу зв’язків з громадськими організаціями та засобами масової інформації міської ради. У разі потреби ним надаються громадянам роз'яснення з порушених питань. 

17.10. Звернення, на які даються проміжні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після вирішення питання по суті. Рішення про зняття з контролю звернення приймають посадові особи, які прийняли рішення про взяття на контроль. 

17.11. Якщо міський голова або інша керівна особа вважає проведену роботу достатньою, то на примірнику відповіді робиться запис "До справи", підписується і зазначається дата. 

17.12. Звернення з усіма документами про його розгляд повертаються до головного спеціаліста відділу зв’язків з громадськими організаціями та засобами масової інформації міської ради для формування банку даних та подальшого зберігання впродовж 5 років. 

17.13. Відповідальність за збереження матеріалів звернень, які зняті з контролю, несуть начальник відділу зв’язків з громадськими організаціями та засобами масової інформації міської ради, головний спеціаліст відділу зв’язків з громадськими організаціями та засобами масової інформації міської ради . 

17.14. Начальник відділу зв’язків з громадськими організаціями та засобами масової інформації щокварталу та щороку аналізує стан роботи зі зверненнями громадян, готує статистичні звіти; щомісяця – довідку. Про порушення терміну розгляду звернення окремими виконавцями негайно інформує керуючого справами. 
Звіт про роботу зі зверненнями громадян у виконавчих органах ради, комунальних підприємствах міста щороку виноситься на розгляд виконавчого комітету міської ради.

17.15. Головним спеціалістом відділу зв’язків з громадськими організаціями та засобами масової інформації міської ради за окремим графіком, затвердженим керуючим справами виконавчого комітету, здійснюється перевірка стану справ щодо організації роботи зі зверненнями громадян у виконавчих органах міської ради, комунальних підприємствах, підприємствах, установах, організаціях всіх форм власності. Про наслідки перевірки інформується керуючий справами виконавчого комітету міської ради. 


18. Порядок друкування та тиражування документів і матеріалів

18.1. Друкування документів, матеріалів, сформованих керівництвом міської ради та її виконавчого комітету, здійснюється працівником загального відділу виконавчого комітету міської ради. 

18.2. Рукописи повинні бути написані грамотно і розбірливо чорнилом або пастою чорного, фіолетового або синього кольорів, ретельно вивірені та завізовані виконавцями. 

18.3. Документи друкуються відповідно до вимог, викладених в Інструкції з діловодства у виконавчих органах Южноукраїнської міської ради. Працівнику забороняється знайомити інших осіб зі змістом поданих до друку документів. Надруковані документи разом з рукописами повертаються лише їх виконавцям. 
Відповідальність за зміст та грамотність тексту несе виконавець документа, за якість надрукованого документа - оператор комп'ютерного набору. 

18.4. За терміном виконання друкарські роботи поділяються на звичайні, термінові та дуже термінові. Дуже термінові і термінові роботи виконуються за наявності візи керуючого справами виконавчого комітету. Дуже термінові друкуються невідкладно, термінові - до двох годин. Звичайні роботи виконуються впродовж двох днів.
На виконання друкарських робіт в інші терміни дозвіл надає керуючий справами виконавчого комітету.

18.5. Контроль за виконанням друкарських робіт здійснює начальник загального відділу виконавчого комітету міської ради.

18.6. Копіювання і тиражування документів, створених у виконавчому комітеті міської ради, здійснюють працівники загального та господарського відділів виконавчого комітету міської ради.

18.7. Документи і матеріали, розроблені відділами та управліннями, де є копіювальна техніка, тиражуються цими структурними підрозділами. 


19. Організація роботи з кадрами та ведення документації

19.1. Організація роботи з кадрами в міській раді забезпечує державну політику у сфері служби в органах місцевого самоврядування в Україні. 

19.2. Ведення документації з питань кадрової роботи у виконавчому комітеті міської ради відповідно до вимог чинного законодавства України здійснюється відділом кадрової роботи виконавчого комітету міської ради. 
 
19.3. Прийняття на службу в органи місцевого самоврядування здійснюється шляхом конкурсного відбору або за іншою процедурою, визначеною законодавством. Прийняття працівників на роботу на посади, не віднесені до категорії посад посадових осіб місцевого самоврядування, та їх звільнення здійснюється відповідно до законодавства про працю. 

19.4. Особи, які вперше зараховуються на службу в органи місцевого самоврядування, приймають Присягу посадової особи місцевого самоврядування, підписують її текст, про що робиться запис у трудовій книжці, а також підписують текст попередження про обмеження, пов‘язані з прийняттям на службу в органи місцевого самоврядування та проходженням служби, ознайомлюються із загальними правилами поведінки державного службовця. 

19.5. Посадові особи міської ради в своїй діяльності суворо дотримуються Конституції України, законів України, указів Президента України, постанов Кабінету Міністрів України, рішень міської ради та її виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, нормативних документів органів державної виконавчої влади в частині делегованих повноважень. 

19.6. Документи з особового складу ведуться та зберігаються у відділі кадрової роботи виконавчого комітету міської ради у суворій відповідності до вимог чинного законодавства України.


20. Організація використання робочого часу. Режим роботи.
Порядок надання відпусток та відряджень

20.1. Робочий час працівників виконавчого комітету Южноукраїнської міської ради починається щоденно о 8.00 годині та закінчується щодня, крім п'ятниці, о 17.15 ; в п'ятницю робочий час закінчується о 16.00. 
Напередодні святкових та неробочих днів, що визначені статтею 73 КЗпП України, тривалість роботи працівників скорочується на одну годину.
Працівникам надається щодня перерва для відпочинку та харчування з 12.00 до 13.00. Перерва не включається в робочий час.

20.2. Перебування працівників виконавчого комітету зі службових питань у робочий час за межами будівлі повинно бути заздалегідь погоджено з керівниками виконавчих органів ради. 

20.3. Вирішення питань надання інших днів відпочинку за відпрацьований час у вихідні дні, відпусток без збереження заробітної плати здійснюється керівниками виконавчих органів ради, а керівникам - їх вищестоящими керівниками за підпорядкованістю.

20.4. У виконавчих органах міської ради особою, відповідальною за кадрову роботу, ведеться табельний облік робочого часу його працівників.

20.5. У виконавчому комітеті міської ради підписаний начальником відділу кадрової роботи виконавчого комітету міської ради табель обліку робочого часу здається у відділ бухгалтерського обліку виконавчого комітету міської ради до 25 числа кожного місяця.

20.6. Щороку (до 15 грудня) керівники виконавчих органів ради складають графіки щорічних відпусток працівників на наступний календарний рік відповідно до Кодексу законів про працю. Час власної відпустки керівники виконавчих органів ради погоджують з відповідним вищестоящим керівником згідно з розподілом функціональних повноважень.
Загальний графік відпусток на календарний рік затверджується міським головою за погодженням з профспілковим комітетом виконавчого комітету міської ради не пізніше 5 січня поточного року і доводиться до відома всіх працюючих. 

20.7. Заяви про надання щорічних відпусток працівникам виконавчого комітету візуються керівниками виконавчих органів ради, а керівникам - їх вищестоящими керівниками згідно з розподілом функціональних повноважень. Заява підписується міським головою, після цього направляється до особи, відповідальної за кадрову роботу, для підготовки наказу. Наказ підписується керуючим справами та передається до відділу бухгалтерського обліку виконавчого комітету міської ради.
 
20.8. Графіки щорічних відпусток виконавчих органів міської ради, що є юридичними особами, затверджується керівниками виконавчих органів ради. Заяви про надання щорічних відпусток працівникам цих органів підписуються керівниками, а керівникам виконавчих органів ради - їх вищестоящими керівниками згідно з розподілом функціональних повноважень.

20.9. Дозвіл про відрядження заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, секретаря міської ради, керуючого справами виконавчого комітету міської ради, керівників та працівників управлінь та відділів, які фінансуються відділом бухгалтерського обліку виконавчого комітету міської ради, надає міський голова, а у разі його відсутності – особа, що виконує його обов’язки, про що оформляється відповідне розпорядження. 
В усіх інших випадках рішення приймають керівники виконавчих органів - головні розпорядники бюджетних коштів. 

20.10. Разом з фінансовим звітом працівник звітує про результати виконання доручення керівнику, який прийняв рішення про відрядження. 


21. Порядок подання документів до нагородження державними нагородами та нагородження, заохочення міським головою, виконавчим комітетом міської ради

21.1. Порядок відзначення державними нагородами України, відзнаками Президента України регулюється відповідними положеннями про ці нагороди. 

21.2. Оформлення нагородних матеріалів та їх подання здійснюється відповідно до Інструкції про порядок представлення до нагородження державними нагородами України і вручення нагород. 

21.3. Розгляд матеріалів, підготовка документів, нагородження та заохочення працівників у виконавчому комітеті міської ради здійснюється відповідно до Положення про Почесну грамоту Южноукраїнської міської ради, Положення про Подяку Южноукраїнського міського голови, затверджених рішенням виконавчого комітету. 

21.4. Безпосереднім виконавцем підготовки проектів рішень виконавчого комітету та розпоряджень міського голови з питань нагороджень є загальний відділ виконавчого комітету міської ради. 

21.5. Контроль за дотриманням вимог чинного законодавства про нагородження здійснює відділ кадрової роботи виконавчого комітету міської ради, на який покладено ці обов'язки. Він надає консультації та практичну допомогу відповідним органам в підготовці нагородних документів, веде облік нагороджених тощо. 


22. Підготовка та проведення нарад і семінарів

22.1. Наради є організаційно-правовою формою діяльності, яка забезпечує колегіальне обговорення завдань і прийняття рішень щодо їх виконання. 

22.2. Для організації навчання та методичних консультацій з керівниками виконавчих органів міської ради, керівниками підприємств, установ і організацій проводяться семінари. 

22.3. Наради і семінари проводяться міським головою, секретарем міської ради та керуючим справами виконавчого комітету відповідно до розподілу функціональних повноважень по мірі необхідності. 

22.4. Дата, час, порядок проведення, тематика нарад і семінарів, коло запрошених осіб визначається керівником, що їх проводить. 

22.5. Виклик працівників на наради і семінари здійснюється телефонограмою завчасно, але не пізніше, як за один день до їх проведення ( якщо рішення про нараду не прийняте в день її проведення). 
Журнал телефонограм обліковується і зберігається у приймальні міського голови. 

22.6. Проведення наради фіксується у короткому протоколі, який зберігається у виконавчому органі, що проводив семінар (нараду). Оформлення протоколів покладається на структурний підрозділ, що готує нараду або помічника міського голови. Контроль за своєчасним і якісним оформленням протоколів здійснює працівник, на якого покладено ці обов'язки. 

22.7. За матеріалами нарад і наслідками розгляду питань при необхідності готуються проекти відповідних рішень, розпоряджень, наказів чи інших документів. 


23. Порядок виготовлення печаток, штампів, бланків, 
користування та забезпечення їх зберігання

23.1. Виконавчий комітет має гербову печатку встановленого зразка,виготовлення якої забезпечується у встановленому порядку. 

23.2. Відповідальним за зберігання і законність користування гербовою печаткою виконавчого комітету є керуючий справами виконавчого комітету. На час його відсутності гербова печатка, з дозволу міського голови, передається особам, які тимчасово виконують його функції, або іншим посадовим особам місцевого самоврядування. 

23.3.Гербовою печаткою виконавчого комітету міської ради засвідчують підписи міського голови на оригіналах рішень та розпоряджень міського голови, бухгалтерські документи, а також підписи заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючого справами виконавчого комітету міської ради, інші документи у випадках, передбачених чинним законодавством. 

23.4. Управління, відділи та інші підрозділи міської ради мають свої печатки і кутові штампи встановленого взірця, інші печатки і штампи, необхідні для роботи з документами. Виготовлення зазначених печаток і штампів забезпечують управління, відділи та інші підрозділи міської ради самостійно. Взірці печаток та кутових штампів погоджуються з керуючим справами виконавчого комітету. 

23.5. Печатки і штампи зберігаються в спеціальних сейфах, металевих ящиках, що забезпечують їх надійне зберігання. 

23.6. Виготовлення бланків міської ради, виконавчого комітету забезпечується у встановленому порядку за зразками, погодженими з керуючим справами виконавчого комітету. 

23.7. Бланки виконавчого комітету та розпорядження міського голови є бланками суворого обліку та звітності і мають нумерацію. Номер бланка зазначається у верхній лівій частині його зворотної сторони. 

23.8. Управління, відділи та інші структурні підрозділи виготовляють свої бланки. Зразки загальних бланків - для листів, наказів погоджуються з керуючим справами виконавчого комітету. 

23.9. Документи, складені на бланках міської ради, підписують міський голова, секретар міської ради, складені на бланках виконавчого комітету - міський голова, його заступники, керуючий справами виконавчого комітету. Підпис документів, складених на бланках міської ради або виконавчого комітету міської ради, іншими посадовими особами не допускається. 

23.10. Облік, видача та контроль за використанням бланків здійснюється у встановленому порядку загальним відділом виконавчого комітету міської ради.
В управліннях, відділах та інших виконавчих органах міської ради облік, зберігання, видача, контроль за використанням бланків здійснюють особи, які відповідають за діловодство. 

23.11. Копіювання бланків виконавчого комітету не допускається. У випадках порушення цієї вимоги бланки вважаються недійсними, а виконані на них документи до розгляду, оформлення та реєстрації не приймаються. 


24. Порядок підготовки, правової експертизи та реєстрації договорів,
 що укладаються від імені та в інтересах територіальної громади,
 міської ради та її виконавчого комітету

24.1. Цей Порядок визначає питання щодо підготовки, правової експертизи та реєстрації договорів, що укладаються від імені та в інтересах територіальної громади, міської ради та її виконавчого комітету і є обов'язковим для виконання всіма посадовими особами органу місцевого самоврядування та його структурних підрозділів. 

24.2. Правова експертиза та реєстрація договорів здійснюється юридичним відділом виконавчого комітету міської ради. 

24.3. Договори вважаються дійсними, якщо вони складені у письмовій формі і підписані сторонами, набирають чинності після реєстрації у юридичному відділі, якщо інше не передбачено Договором. 

24.4. Договір від імені юридичної особи підписується особою, що має на це повноваження, із зазначенням її посади, підстав повноважень та буквеним позначенням прізвища, а її особистий підпис завіряється печаткою цієї юридичної особи. 

24.5. Відповідальність за достовірність інформації, наведеної у договорах, які подаються на реєстрацію, несуть сторони договору. 

24.6. Договори, що подаються на реєстрацію, друкують на окремих аркушах білого паперу формату А-4, при цьому другий і наступний аркуші нумерують арабськими цифрами. Всі документи друкують шрифтом чорного кольору. Виправлення у документах не допускається.  
24.7. Правова експертиза та реєстрація договору здійснюється протягом двох тижнів від дати надходження договору до юридичного відділу виконавчого комітету міської ради з оформленими документами, що до нього додаються, в окремих випадках термін правової експертизи та реєстрації договору може бути скорочений. 

24.8. Юридичний відділ: 

24.8.1. здійснює правову експертизу договору та доданих до нього документів. 
24.8.2. реєструє договір у відповідному реєстрі. 
24.8.3. присвоює договору номер. 

24.8.4. Інформує сторони договору про реєстрацію. Один примірник оригіналу зареєстрованого договору з візами відповідних посадових осіб зберігається у юридичному відділі виконавчого комітету міської ради згідно з Переліком типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 31.03.97 р. N 11а. 


24.9. Юридичний відділ виконавчого комітету міської ради має право запросити додаткові матеріали, що необхідні для експертизи договору. В цьому разі реєстрація проводиться у двотижневий строк від дати надходження додаткових матеріалів, в окремих випадках термін розгляду та реєстрації договору може бути скорочений. 

24.10. До відповідного реєстру заносяться такі відомості: 

24.10.1. предмет договору. 

24.10.2. сторони договору. 

24.10.3. дата укладення договору. 

24.10.4. строк дії її договору. 

24.10.5. юридичні адреси сторін, банківські реквізити. 

24.10.6. прізвище, ім'я, по батькові посадових осіб, на яких покладається контроль за виконанням договору. 

24.11. Договір не може бути зареєстрований, якщо: 

24.11.1. надані на реєстрацію документи не відповідають вимогам Порядку. 

24.11.2. умови договору не відповідають вимогам чинного законодавства України. 

24.12. Якщо ж договір не може бути зареєстрований, юридичний відділ виконавчого комітету міської ради повертає його сторонам із письмовим зазначенням підстав їх повернення. 

24.13. До зареєстрованого договору в межах строку його дії можуть бути внесені зміни на підставі додаткової угоди, у якій вказуються сторони договору та їх адреси, дата реєстрації договору та його реєстраційний номер, перелік змін. При цьому заява та перелік змін мають бути підписані сторонами, завірені їх печатками та погоджені представником юридичного відділу міської ради. У переліку змін вказується редакція пункту (пунктів), що змінюється (змінюються) та (або) доповнюється (доповнюються). 

24.14. Юридичний відділ виконавчого комітету міської ради здійснює внесення відповідних змін протягом тижня від дати надходження оформлених документів. 

24.15. Рішення про дострокове припинення дії договору, прийняте за взаємною згодою сторін або на підставі рішення суду, доводиться до відома юридичного відділу у місячний строк від дати прийняття такого рішення, але не менше 1 місяця до строку закінчення договору, про що ним робиться відмітка у відповідному реєстрі. 


25. Підготовка і передача справ архівному відділу міської ради

25.1. Збереженість документів в управліннях, відділах, інших виконавчих органах міської ради забезпечується наявністю в них архівного підрозділу або відповідальної особи згідно з Законом України "Про Національний архівний фонд та архівні установи". 

 25.2.Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання здаються до архівних підрозділів управлінь, відділів, інших виконавчих органів міської ради для наступного зберігання та використання. 

 25.3.Підготовка документів до передачі в архівні підрозділи включає:
- експертизу цінності документів;
- оформлення справ;
- складання описів справ;
- передачу справ до архівного відділу міської ради; 
- забезпечення схоронності документів.
 
  25.4. Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і відбору їх на державне зберігання.
 
 25.5.Для організації та проведення експертизи цінності документів в управліннях, відділах, інших виконавчих органах міської ради створюється постійно діюча експертна комісія (ЕК).
 
  25.6.Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатур справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазначенням строків зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного і тривалого термінів зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.
 
  25.7. Документи групуються у справи після закінчення діловодного року. Справи постійного і тривалого строків зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону, прошивання міцною ниткою в 4-5 проколів, нумерація аркушів у справі; складання підсумкового запису; складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.
  
  25.8.Виділення документів до знищення і складання про це акту проводиться після підготовки описів справ постійного і тривалого строків зберігання за цей же період; акт про виділення документів для знищення, що не підлягають зберіганню, розглядається на засіданні ЕК одночасно з описами справ. 
 
  25.9. Документи тимчасового строку зберігання ( до 10 років включно), сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, їх облік ведеться по номенклатурі справ.
 
  25.10.За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу.
 Описи складаються окремо на справи постійного зберігання, справи тривалого зберігання і на справи по особовому складу.
 Зведені річні описи складаються на документи постійного терміну зберігання та на документи з особового складу.
 
 25.11.Зведені описи справ постійного терміну зберігання в управліннях, відділах, інших виконавчих органах міської ради складається у чотирьох примірниках і підлягають обов’язковому затвердженню ЕПК державного архіву Миколаївської області. Для затвердження надсилаються всі чотири примірники описів. Зведені описи справ на документи з особового складу виконавчого комітету міської ради складаються в трьох примірниках і підлягають обов’язковому погодженню ЕПК державного архіву Миколаївської області. 
 
 25.12. На стадії підготовки справ для передачі до архівного відділу міської ради працівник відділу перевіряє правильність формування і оформлення справ, відповідність їх номенклатурі справ та опису. При виявленні недоліків у формуванні та оформленні справ вони повертаються відповідним виконавчим органам на доопрацювання.
 Після закінчення термінів зберігання документів в архівних підрозділах – 5 років, документи Національного архівного фонду України згідно з графіком архівного відділу міської ради передаються на державне зберігання.
Прийом документів здійснюється відповідно до опису справ, в кінці кожного примірника опису вказується цифрами і прописом кількість фактично прийнятих справ, номери відсутніх справ, дата прийому-передачі, а також ставиться підпис працівника архівного відділу та особи, яка передала справи. 
Прийом справ на державне зберігання проводиться у приміщенні архівного відділу в присутності працівника відповідного органу з дотриманням встановлених правил. У разі виявлення відсутніх справ керівник структурного підрозділу міської ради зобов'язаний вжити заходів щодо їх розшуку та притягнення винних у цьому до відповідальності відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи". 

25.13. Згідно зі ст. 31 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", у разі ліквідації або реорганізації структурних підрозділів міської ради документи, що накопичилися за час їх діяльності, передаються ліквідаційною комісією (ліквідатором) правонаступникам зі збереженням відповідної форми власності на зазначені документи, а у випадках відсутності правонаступників - архівному відділу міської ради.



Керуючий справами Л.В.Уварова